Tholen – Misschien wel het laatste waar een AGF-handelaar warm voor loopt, documentbeheer. Dat het echter niet moeilijk hoeft te zijn om binnen een bedrijf de kwaliteitsdocumenten op orde te hebben, bewezen Luc Meijs en Pepijn Broekman van Thysia dinsdag 18 mei in een Webinar. Hierbij werd een nieuw systeem behandeld om kwaliteitsdocumenten te beheren, KMS Solutions.
Pepijn Broekman (links) en Luc Meijs (rechts)
Structuur in belangrijke documenten
KMS Solutions werkt vanuit Microsoft 365 en dan met name Teams en SharePoint. "De combinatie Teams en SharePoint wordt steeds belangrijker, in een jaar tijd zijn de gebruikers van SharePoint gegroeid van 100 naar 200 miljoen", vertelt Luc in de introductie van het Webinar. "Problemen die we nu vaak tegenkomen bij klanten zijn onder andere: vervuilde netwerkschijven met bijvoorbeeld verlopen certificaten, dat bij het reviseren van een document het overzicht mist of dat juist het samenwerken in documenten moeizaam verloopt. Soms blijven belangrijke documenten in de mail hangen of staan er verschillende versies van protocollen op de schijf waardoor het niet duidelijk is wat nu het juiste document is. Hier komt KMS Solutions om de hoek kijken. Dit systeem voor kwaliteitsdocumentenbeheer, dat werkt vanuit SharePoint, is breed inzetbaar bij bedrijven die werkzaam zijn binnen de AGF-sector. KMS helpt met het ordelijk verwerken van certificaten, contracten en eigenlijk allerlei soorten documenten die monitoring en review hebben," zegt Pepijn.
Hoe werkt het?
Het programma maakt het mogelijk om documenten volgens bepaalde standaarden te beheren. Zo zijn er rechten verleend aan documenten zodat ze alleen aangepast kunnen worden door de eigenaar van het document. "Het proces gaat als volgt: er moet bijvoorbeeld een certificaat aangepast worden. Ruim van tevoren wordt door het programma een melding verstuurd naar de eigenaar van het document dat het document aangepast moet worden. Als deze wordt aangepast dan wordt het document verstuurd naar personen die het document moeten controleren, waarna het weer naar de eigenaar wordt verstuurd. Zodra de eigenaar hier goedkeuring voor heeft gegeven kan worden ingesteld dat het document bijvoorbeeld over een jaar weer wordt gereviseerd en dan begint het proces weer opnieuw", legt Pepijn uit.
SharePoint
"Binnen de SharePoint-omgeving komen aan de linkerkant de mededelingen vanuit het programma: welke procedures moeten in gang gezet worden, welke documenten moeten herzien worden, werkinstructies etc. Daarnaast kan er eventueel nog een instructiefilmpje worden geplaatst met uitleg over de werking van het programma en in het midden staan de snelkoppelingen naar documenten. Overzicht wordt gecreëerd door documenten een label te geven. Documenten kunnen zo worden gesorteerd per afdeling, zodat binnen een afdeling alle benodigde documenten beschikbaar zijn, of ze worden gesorteerd op eigenaar, zodat er snel een overzicht komt met documenten waarbij een bewerking moet worden uitgevoerd. KMS Solutions creëert een overzichtelijke goedkeuringsflow voor wijzigingen in documenten en is eenvoudig te beheren", besluit Pepijn.
Voor meer informatie:
Thysia
Haagsemarkt 1
4813 BA Breda
+31 (0)76 521 8846
info@thysia.eu
www.thysia.eu