Tholen – Vanaf vandaag kan het Certificate of Inspection (COI) voor de inklaring van biologische goederen in de Europese Unie alleen nog via TRACES worden aangevraagd. Op de valreep is nog wel een belangrijke wijziging doorgevoerd, weet Kristiaan Tetteroo van Control Union Certifications. "Begin oktober heeft de Europese Unie besloten om toch óók exporteurs toe te laten tot het systeem. Aanvankelijk werd gedacht dat veel niet-Europese exporteurs slechts beperkte toegang tot internet zouden hebben. Daarom werd de bal aanvankelijk bij de importeurs gelegd. Dat bleek wat overtrokken, dus werd daarop teruggekomen. Zowel importeurs als exporteurs kunnen nu een inklaringsverzoek indienen." Control Union Certifications ziet als control body (CB) toe op een juiste afhandeling en gegevenscheck.
Digitale handtekening nog niet actief
De transitie naar een volledig digitaal systeem verloopt in de praktijk nog niet helemaal zonder horten of stoten. De EU hoopte het systeem in de huidige opzet al jaren eerder in gebruik te nemen. Het werd tussentijds echter diverse malen uitgesteld. Het is bepaald geen sinecure om de gegevens van duizenden importeurs en exporteurs uit 28 landen in één systeem onder te brengen, constateert de zegsman. Vanwege een klein dispuut tussen de EU en de WHO zijn een aantal handelingen bijvoorbeeld nog niet geautomatiseerd. "Het gebruik van digitale handtekeningen is om juridische redenen nog niet geactiveerd. Dat betekent dat we het inklaringsdocument nog vanuit TRACES moeten printen, handmatig stempelen en opsturen. Al met al behoorlijk tijdrovend." Tegen het eind van het jaar zal dit euvel verholpen moeten zijn, zo is de certificeringsinstanties meegedeeld.
Meer controle en transparantie
De EU streeft met TRACES een hoger niveau van transparantie na en tracht alle tussenliggende stappen van field to fork in kaart te brengen. Het systeem werd vlak na de millenniumwisseling geïntroduceerd, in eerste instantie voor de veterinaire sector in de TRACES Classic-modus. Het was een turbulente periode waarin veel uitbraken van dierziektes voorkwamen. De aanpak van TRACES was voornamelijk gestoeld op preventie en richtte zich dan ook op beter controleerbare en transparantere handelsstromen. Vanuit die opzet werd het systeem later ook voor de inklaring van biologische goederen gebruikt in de modus TRACES NT (New Technology). De afgifte van bio-certificaten gebeurt in de nieuwe modus. De Classic-modus bestaat nog wel, maar wordt op den duur vervangen.
Pleinvrees maakt plaats voor gewenning
De pleinvrees die sommige handelspartijen nu nog uiten maakt vanzelf plaats voor gewenning, verwacht Kristiaan. "Vergelijk het maar met de digitale belastingaangifte. Aanvankelijk even wennen, maar na één keer toepassen heb je dat als gebruiker al onder de knie. Let wel: de structuur van het systeem blijft gewoon hetzelfde. Alleen de terminologie binnen het systeem leidt momenteel nog tot de nodige verwarring, maar dat is de afgelopen maanden met succes aangekaart en tot op zekere hoogte ook al aangepast." Het systeem koppelt het bedrijf en ook de contactpersoon binnen het bedrijf aan het certificaat. Dat is belangrijk vanuit het oogpunt van risicobeheersing. Zeker als je met grote multinationals met dito grote personeelsbestanden van doen hebt.
Orde op zaken
Control Union toont zich voorstander van deze digitale transitie. Kristiaan: "Het inklaren gaat straks na de volledige inwerkstelling vele malen sneller. Omdat alle documenten digitaal zijn, beschik je meteen over een online back-up. Je hoeft niet langer meer te putten uit een archief van ladingen stapels papieren en minimaliseert daarmee bovendien de kans dat een document zoekraakt. Ook kun je via track and trace de status van het document op elk moment opvragen, zodat je als handelaar precies weet waar je aan toe bent."
Importeurs worden goedgekeurd door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in Nederland om toegang tot TRACES te krijgen. Importeurs kunnen voor vragen terecht bij RVO of hun certificerende CB's. De goedkeuring voor exporteurs daarentegen verloopt via CB's in niet-EU landen.
Op de website van de EU is een gedetailleerd stappenplan te vinden met beschrijvingen gericht op het verkrijgen van toegang tot het systeem.
Voor meer informatie:
Kristiaan Tetteroo
Control Union Certifications
8011 BZ Zwolle