Formulemanager Geert-Jan Smits van Ekoplaza is trots op de mensen in zijn organisatie: “Het was alle zeilen bij zetten, maar ongelooflijk trots op de flexibiliteit die de mensen in onze organisatie hebben laten zien. Ook partners waarmee we werken stonden direct tot onze beschikking.”
Wat is er veel gebeurd in de afgelopen weken. In februari bereikte het Coronavirus ons land. Een maand later werden er maatregelen genomen om de verspreiding van het virus verder tegen te gaan. Steeds strengere maatregelen volgden om ervoor te zorgen dat aantal besmette mensen verspreid werd over een langere tijd om de gezondheidszorg te ontlasten. Dit zorgde in eerste instantie voor hamstergedrag in de winkels waardoor we bij Udea keuzes moesten maken om de winkels zo goed mogelijk te bevoorraden.
We volgden direct het advies van het RIVM op door posters naar de winkels af te sturen waarin we de klant vroegen om te pinnen of contactloos te betalen, hoesten in de elleboog, geen handen schudden, etc.. Later bleek dit slechts het begin te zijn.
Interne communicatie en winkel materialen
Telkens informeerden we alle ondernemers en bedrijfsleiders hoe om te gaan met deze situatie. Denk bijvoorbeeld ziekmeldingen van personeel en vragen van klanten. Maar ook instructies vanuit afdeling kwaliteit om te zorgen voor de maximale hygiëne.
De maatregelen werden keer op keer aangescherpt. We zorgden er dan ook voor dat direct de juiste informatie in de winkels lag door middel van ons intranet en dat de winkels twee dagen later alle communicatiematerialen in huis hadden.
Denk aan A1 en A3 posters met genomen maatregelen rondom Corona, buttons voor op de kleding en vloerstickers om aandacht te vragen voor 1,5 meter afstand. Zeker voor ons personeel belangrijk die de hele dag in de winkel staan.
Het was onze plicht om maatregelen te nemen die zorgen voor de gezondheid van de klant, maar bovenal onze medewerkers. Zo regelden we bijvoorbeeld dat alle Ekoplaza winkels in Nederland binnen 3 dagen voorzien waren van kuchschotten. Dit om de medewerkers aan de kassa te beschermen.
Tevens worden alle medewerkers 
aankomende maandag voorzien van een oranje veiligheidshesje waarop de klant geattendeerd wordt om 1,5 meter afstand te houden. We kunnen niet duidelijk genoeg zijn.
Deurbeleid
Na de persconferentie van 23 maart jl. werd duidelijk dat we een deurbeleid moesten gaan voeren. We zijn meteen vanuit het perspectief van de winkeloperatie aan de slag gegaan. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het voor de winkelmedewerker overzichtelijk is en hoe kunnen we de regels kenbaar maken voor de klant. Waar het RIVM adviseerde om maximaal 1 persoon per 10m2 toe te laten, hebben wij ervoor gekozen om deze regel zelfs per 15m2 toe te passen. Alle winkels hebben nu precies het aantal winkelwagentjes staan voor het aantal klanten dat binnen mag zijn. 1 winkelwagentje is 1 klant. Zijn de winkelwagentjes op, dan wacht de klant even buiten.
"Door helder te zijn in de communicatie hopen we zo zoveel mogelijk vragen en onduidelijkheid weg te nemen. Zo zorgen we samen voor een optimaal mogelijke situatie voor alle medewerkers in deze vreemde situatie. We zetten de gezondheid voorop. Ook via deze weg wil ik de waardering uitspreken voor iedereen die zich nu zo hard inzet."
Geert-Jan Smits
[email protected]