Door samen te werken konden Thysia en BCT het voor Eosta mogelijk maken om het proces van verwerking en goedkeuring van inkomende dienstenfacturen aanzienlijk te versnellen. Bovendien was de samenwerking nodig omdat de factuuroplossing volledig gebaseerd moest worden op SharePoint en geïntegreerd moest worden met Dynamics NAV.
Voordelen
Joan Duffhues, ICT-manager bij Eosta over de nieuwe aanpak: "We merken dat wij dankzij de digitale factuuroplossing veel tijd en geld besparen. Voorheen zwierven de facturen fysiek door de organisatie, waardoor we nooit zeker wisten waar ze zich bevonden. De dienstenfacturen werden bovendien handmatig in het ERP-systeem Dynamics verwerkt. Nu worden de facturen digitaal opgeslagen en zijn ze direct inzichtelijk.""Zodra een budgethouder een factuur binnen bijvoorbeeld drie dagen niet geaccordeerd heeft, wordt er automatisch een reminder verstuurd. Dat bespaart veel tijd in het administratieve proces", aldus Duffhues. "Facturen zijn nu met een druk op de knop direct opvraagbaar. Daarnaast kunnen medewerkers overal en altijd beschikken over de informatie. Facturen inzien, ophalen en beoordelen wordt hiermee een stuk eenvoudiger."
Toekomst
Natuurlijk blijft het hier voor Eosta niet bij, aldus Joan. "In de toekomst willen we hiermee ook partijdossiers en kwaliteitsrapporten digitaliseren, zodat je via een extranet-portal sneller kunt schakelen met een leverancier. Ook wil Eosta de factuuroplossing verder uitrollen en bijvoorbeeld ook goederenfacturen digitaal verwerken. Het gaat daarbij om complexe en omvangrijke facturen van transporteurs en verpakkingsbedrijven, die vaak door meerdere budgethouders geaccordeerd moeten worden. Verder moeten met de aankomende factuuroplossing de medewerkers van Eosta de verschillende posten niet meer op regelniveau in Dynamics NAV hoeven in te boeken."Bron: Platform E-factureren